Yöntemler

Yöntemler

Toplantı Türleri ve Arama Toplantısı

Farklı amaçlar için kullanılan farklı toplantı biçimlerinin zaman zaman birbiriyle karıştırıldığı, bu yüzden düzenleyicilerle katılımcılar arasında gerginlikler yaşandığı sık görülen bir durum.  Ortak Çalışma Gruplarının toplantıları için neredeyse vazgeçilmez tür olan “Arama Toplantısı” (veya Arama Konferansı) az kullanıldığı için bu karıştırmadan en çok nasibini alan bir tür. Katılımcılarımıza yardımcı olmak amacıyla bunun ne olduğunu, ne olmadığını ve diğerlerinden farklarını gözden geçirmek istedik.
 
 En Sık Rastlanan Toplantı Türleri
 
Konferans: İzleyicinin en pasif olduğu toplantı türü. Bir konuda, o konunun uzmanı bir kişinin o konuyu derinlemesine anlattığı, bilgi edinmek isteyenlerin gelip sessizce dinlediği, çoğu kez sonunda izleyici sorularına da yer verilen toplantı türü. Soru soran kişi sorusuyla ilgili durumu açıklayan bir iki cümle ile başlayabilir, ama açıklamayı çok uzatarak kendi konferansına döndürmeye çalışması saygısızlık sayılır.
 
Sunum: Kısa bir konferans olarak nitelendirilebilir. Sunumlarda projeksiyon kullanımı çok yaygın ve yararlıdır. Ancak görüntülerde uzun metinler kullanılmasının hiçbir yararı yoktur. Söylenenlerin ana başlığı ile yetinmek ve anlatılanları destekleyecek görseller kullanmak daha doğrudur. 
 
Kongre: Dernek, vakıf, sendika ve siyasi partilerin en üst organı olan periyodik kongreleri ayrı bir kenara koyarsak, kongreler, belli bir konuda uzman kişilerin görüş ve buluşlarını paylaşmak için yaptıkları akademik nitelikli toplantılardır. Kongreleri genellikle bir başkan ve yardımcılarından oluşan bir divan heyeti yönetir. Konuşmacılar belli bir düzen içinde söz alır, kendilerine ayrılan süre içinde görüş veya tezlerini açıklar, konferansın yapısı öyle seçilmişse soruları yanıtlarlar. Kongrelerde çoğu kez, o kongreye katılanların görüşlerinin ortak paydalarını içeren “Sonuç bildirileri” de tartışılır, oylanır ve yayınlanır.
 
Sempozyum: Bir konunun farklı boyutlarının, o konu ile ilgili farklı disiplinlerden uzmanların görüşlerini açıkladığı ve bu görüşlerin tartışıldığı, çok oturumlu toplantılardır. Konuşmacılar bir moderatörün yönetiminde sıra ile kürsüye çıkıp konuşmalarını yapabilecekleri gibi, oturumlar birkaç kişinin aynı anda sahnede yan yana oturduğu paneller şeklinde de düzenlenebilir.
 
Panel: Belli bir konuda, tercihen farklı görüş sahibi olan küçük bir grup konuşmacının sahnedeki bir masa arkasında –veya bir oturma grubunda- oturarak sıra ile – ve genellikle birden fazla tur- konuştukları, daha sonra izleyici sorularını yanıtladıkları bir toplantı türüdür. Paneli bir moderatör yönetir.
 
Forum: Konuya ilgi duyan herkesin katılabildiği ve toplantı yöneticisinden söz alarak konuşabildiği toplantı türüdür. Konuşmacılar sahnedeki kürsüye çıkabilecekleri gibi, sıralar arasında dolaştırılan telsiz mikrofonları kullanarak oldukları yerden de konuşabilirler.
Çalıştay (Atölye Çalışması): Katılımcılar küçük gruplar halinde ayrılarak farklı oda veya bölümlerde belli bir konu üzerinde görüş alışverişinde bulabilecekleri gibi, bir sanat çalışmasını birlikte yapıldığı üretim çalıştayları da yapılabilir.
 
 ARAMA TOPLANTISI NEDİR?
 
Arama toplantısı, birbirinden farklı düşünce veya görüşlere sahip insanların belli bir konudaki ortak görüşlerini arayıp bulmak ve ortaya çıkarmak için kullanılan bir metottur. 

Ön Şartları Var Mı? 

Başarılı bir uygulama için katılımcı sayısının 20 ile 25 arasında olması, 15’ten aşağı veya 30’dan yukarı olmaması tercih edilir. Sayı çok fazla olduğunda kişilerin rahat rahat konuşma ve birbirini dinleme zamanı daraldığından toplantı giderek bir foruma veya konferansa dönüşmek tehlikesi taşır. 

Arama toplantısının başarısını tehlikeye düşüren bir durum da katılımcıların geç gelmesi veya erken ayrılma zorunluluğu. Katılımcılara bu husus önceden ve çok net olarak anlatılmalı ve başlama saati geldiğinde hazır olan katılımcılara göre masa dağılımı yapılarak toplantı başlamalı, geç kalanların yarıda katılamayacağı, aynı şekilde toplantı bitmeden yarıda bırakmanın sonuç alınmasını tehlikeye düşürebileceği net olarak anlatılmalı ve bilinmelidir.  

 
Toplantıya Hazırlık

Katılımcılar 4 veya 5 (en çok 6) kişilik gruplara ayrılarak tercihen farklı odalarda, bu mümkün değilse konuşmaların birbirine karışmayacağı uzaklıktaki masalarda otururlar. Masalara dağılımda, birbirine yakın görüşte kişilerin –konuya göre- bazen aynı masada oturmaları bazen ise tam tersine farklı masalara dağılmaları gerekebilir. Moderatör buna önceden özen göstermeli, tabii bunun için de hem konuya hakim olmalı hem de katılımcıların yaklaşımları hakkında doğru ve yeterli bilgi sahibi olmalıdır. 
Her masanın arkasında, belirecek ortak görüşlerin yazılacağı bir karatahta veya billboard bulunması çok yararlı olacaktır. Buna alternatif olarak büyük boyutlu kağıtlar da kullanılabilir, ancak bunların herkesin görebileceği şekilde nasıl ve nerelere asılacağı sorunu önceden çözülmelidir. 
 
Toplantının Akışı
 
1. Tanışma
İlk olarak aynı masada oturan kişiler – eğer daha önceden tanışmıyorsa - kısaca kendilerini ve adına katıldıkları örgütü anlatmalıdır.

2. Konuşulan konudaki belli başlı sorunlar nelerdir?
Belli bir süre verilerek her masadan, aralarında tartışarak bu konudaki sorunlardan “en önemli” buldukları –mesela üç- sorunu belirlemeleri ve arkalarındaki tahtaya yazmaları istenir.

3. Sorunların neler olduğunda anlaşmak
Tüm masalar kendi sonuçlarını belirledikten sonra sıra bunların hangilerinde konsensüs (mutabakat) olduğunun saptanmasına gelir. Moderatör, verilen yanıtlar arasındaki ortaklıkları öne çıkararak tüm masaların üstünde anlaşacağı basit ve net anlatımlar bulunması için yardımcı olur. Buradaki en önemli nokta “Her ne pahasına olursa olsun uzlaşma sağlamak” değildir, çünkü bu çok daha uzun zaman isteyebilir, hatta hiç olmayabilir. Önemli olan, sayısı az da olsa, ORTAK PAYDA’ların bulunmasıdır. Çok basit bir anlatımla “On  konudan sadece ikisinde anlaşılabildi” diye üzülmek yerine, o uzlaşılan iki konuda ortak bir yol çizilerek birlikte çalışmayı başlatmaktır. Birincisi, geri kalan 8 konuda insanların tek tek veya aralarında anlaşan daha ufak gruplar halinde çalışması önünde bir engel olmadığı gibi, üzerinde anlaşılan iki konu için birlikte çalışma başarıyla yürütülürse, kişi ve kurumların birbirine güveni artacağından, diğer konularda da zaman içinde anlaşma yolları bulma şansı çok daha yüksek olacaktır. 

4. Bu sorunları yaratan nedenler nelerdir? 
Masaların ortak olarak “en önemli” bulduğu –mesela üç veya dört- sorun saptandıktan sonra bunların herbiri için belli bir süre gene her masa kendi arasında tartışarak “Bu sorunu doğuran neden/nedenler nelerdir?” sorusunun yanıtlarını saptayıp tahtalarına yazarlar. Burada da ZAMAN, tartışma uzunluğunu belirleyen çok önemli bir faktördür. Katılımcılar bunu çok iyi anlamalı ve zaman dolduğunda –yaşamları sona ermediğine göre- elde edildiği kadarıyla yetinmeye önceden hazır olmalıdırlar. Arama toplantılarının başarısını tehdit eden en belirgin tehlike, katılımcıların görüş farklılıkları değil, zaman kontrolüne gösterebilecekleri dirençtir. “Başkalarını ikna edemeyebilirim, bu dünyanın sonu değil. Bugün için anlaştığımız kadarını birlikte yaparız, gerisini tek başıma da sürdürebilirim; ya da zaman içinde diğerlerini iknaya çalışabilirim” şeklinde düşünmeye alışıldığı ölçüde arama toplantılarının başarıları da elle tutular hale gelecek ve bunu gördükçe, en başta en dirençli olanlar, belki de daha sonra en çok destekleyen ve empati gösterenler olabilecektir.
Masalar kendi kararlarını verdikten sonra, bu sonuçlar karşılaştırılarak aynı olanlar “ortak payda” şeklinde belirlenir, “aynı değil ama yaklaşık” olanlar için belki biraz farklı şekilde ifade edilmesi önerilerek ortak paydaya dönüştürülebilir. Bu noktada da ZAMAN faktörü limiti belirlemeli, her ne pahasına olursa olsun daha çok ortak payda oluşturma çabası içinde zamanın sarkmasına engel olunmalıdır.

5. Bu nedenleri ortadan kaldırmak için ne yapılmalı? 
İlk iki adım başarıyla tamamlanıp buraya gelinmişse artık sonuca çok yaklaşıldı demektir. Masalar önce gene kendi aralarında çalışıp, sorunların nedenlerinin nasıl yok edileceği konusunda ortak görüşlerini bulup tahtalarına yazarlar. Daha sonra moderatör yönetiminde toplu bir görüşme ile “Ortak Payda”lar belirlenir. Aynı görüşün farklı ifade edildiği durumlarda ortak bir ifadede birleşmeye de çalışılması tabii ki yararlıdır. Ancak aykırı görüşlerin birleştirilmesi için ısrar etmek arama toplantısının amaçları arasında değildir.

6. Son adım: Yol haritası, takvim, görev bölümü ve takip
Eğer bundan önceki adımlar başarılı bir şekilde sonuçlanıp ortak paydalar belirlenmişse son adım da atılır, ortak bir “yol planı” belirlenir, katılımcılar bu adım için gerekli görevleri paylaşır ve üstlenirler. Uygulamanın kim/kimler tarafından ve nasıl izleneceği de belirlenerek arama toplantısı sonlandırılır. Toplantı biter ama asıl çalışma ondan sonra başlar.